Vertrouwen organiseren

Na twee jaar toetst UWV — op basis van de documentatie van het bedrijf — of er genoeg is gedaan. En straks kan Joost zelf zijn dossier online inzien. Waar bouw je het vertrouwen op dat de júiste persoon namens het bedrijf heeft gehandeld, en dat Joost alleen ziet en deelt wat hij wil?

① De machtiging, niet de persoon — waaruit blijkt dat Tom de machtiging nú heeft en de melding en documentatie mag verzorgen, wie heeft die toegekend, en beweegt ze mee als Mariam vertrekt — zonder gat?

② Fijnmazig i.p.v. grofmazig — toegang tot het UWV-portaal geeft nu zicht op álle werknemers onder het loonheffingennummer. Hoe bouw je toegang die alleen dít dossier en déze taak omvat?

③ Regie bij de medewerker — Joost bepaalt zelf wat hij deelt en kan zijn dossier inzien. Hoe leg je die regie en die grens zó vast dat ze meebewegen en aantoonbaar zijn?

Overkoepelend: wat organiseren wij als overheid, wat ligt bij het bedrijf, en hoe komt dat samen?

Facet: medewerker-regie + fijnmazig (taak/dossier) i.p.v. de grove org-brede toegang van nu. UWV is geen dossierhouder: het bedrijf en de bedrijfsarts houden het dossier bij; UWV weet niets vóór de 42e-weekmelding en toetst pas na twee jaar (spoor 1 intern / spoor 2 extern) of het bedrijf genoeg deed — bij tekortschieten loondoorbetaling. Toegang tot het UWV-portaal loopt via de dienst Re-integratie op organisatieniveau (RSIN + loonheffingennummer — alle BSN's onder dat nummer), niet per persoon of dossier. Online inzage door de medewerker in zijn eigen dossier is toekomst (voorzien live volgend jaar). Houd het op het toekomstige stelsel, niet op de tooling.

De overheid moet straks een btw-aangifte van Bilal aannemen — zonder Karin te bellen, zonder papiertje. Bilal zegt het, en het klopt. Waar bouw je dat vertrouwen op?

① Het bewijs zelf — waaraan zie je dat Bilal dit écht mag namens Florès? Wie legde het vast, en geldt het nú nog?

② Wat voor bevoegdheid — Greve is extern, in opdracht (lastgeving), niet zelfstandig (volmacht). Moet je dat verschil kunnen zien? En als de aangifte niet klopt: wie is verantwoordelijk?

③ Intrekken — Karin stapt over en trekt Greve's bevoegdheid in. Hoe weet elke organisatie dat meteen? Wie draagt het risico als iemand handelt op een bevoegdheid die net verviel?

Overkoepelend: wat organiseren wij als overheid, wat ligt bij het bedrijf, en hoe komt dat samen?

Facet: herkomst & geldigheid + aard van de bevoegdheid. Rugdekking (alleen als iemand vraagt "kan dat?"): fijnmazig machtigen per dienst kán al bij de Belastingdienst — gebruik dat als bewijs dat het kan, niet als kritiek. Niet poneren dat fijnmazig machtigen onmogelijk is. Lastgeving (art. 7:414 BW) ≠ volmacht (art. 3:60 BW); mandaat (Awb) is hier niet aan de orde.

RVO krijgt een aanvraag van een adviseur namens een collectief — en die gemachtigde wisselt onderweg. Waar bouw je het vertrouwen op dat dit klopt?

① Het mandaat van het collectief — hoe zie je dat álle leden samen deze adviseur hebben gemachtigd (plat, niet de één via de ander), en welk groepje hangt eronder?

② Intrekken en wisselen — het collectief ontslaat de adviseur en wijst een penvoerder aan. Hoe weet RVO dat meteen, stopt de oude toegang direct, en blijft de rest geldig zonder dat alles opnieuw moet?

③ Wie krijgt wat te zien — RVO informeert alle leden (en de gemachtigde zolang die er is). Hoe houd je bij wie op welk moment in het dossier mag, als de samenstelling verandert?

Overkoepelend: wat organiseren wij als overheid, wat ligt bij het collectief, en hoe komt dat samen?

Facet: collectieve machtiging + intrekken/wisselen van de gemachtigde + wie-ziet-wat. Conform RVO: er is niet per se vooraf een penvoerder — een collectief kan direct een externe intermediair machtigen die indient; bij beëindiging trekt het collectief de machtiging in en wijst het een penvoerder aan. Het collectief machtigt plat — vermijd "machtiging op een machtiging". RVO moet weten welk collectief (welke bedrijven) onder de gemachtigde hangt. Houd het op de toekomstige, verifieerbare en intrekbare machtiging — niet op de papieren formulieren.